انواع کاربرگ حسابداری و نحوه تهیه هرکدام

در تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها، حسابداران قبل از بستن حساب‌ها و تهیه صورت‌های مالی ابتدا اصلاحات و اطلاعات مربوطه را در فرمی به‌ صورت پیش‌نویس وارد می‌کنند تا از صحت اطلاعات و عملکرد خود مطمئن شوند. نام این فرم پیش‌نویس کاربرگ حسابداری است که این کاربرگ به حسابداران اجازه می‌دهد تا چرخه حسابداری را به طور دقیق و کارآمد تکمیل کنند.

البته کاربرگ حسابداری، بخشی از چرخ حسابداری نیست؛ بلکه ابزاری خواهد بود که اطلاعات حسابداری را برای کمک به تهیه صورت‌های مالی ثبت می‌نماید. این کاربرگ‌ها برای همه کسب‌ و کارهای کوچک و بزرگ کاربردی هستند؛ از این‌ رو در این مقاله از شرکت حسابداری حساب ۲۴ سعی داریم شما را با نحوه تهیه کاربرگ حسابداری و انواع آن آشنا کنیم.

 کاربرگ حسابداری چیست؟

کاربرگ حسابداری یک فرم پیش‌نویس، برای وارد کردن اطلاعات مالی است که از آن، برای تبادلات و تراکنش‌های مالی استفاده می‌شود. حسابداران قبل از بستن حساب‌ها، یا جهت تهیه صورت‌های مالی از طریق این کاربرگ‌ها نسبت به سنجش عملکرد خود اقدام می‌کنند. کاربرگ حسابداری شامل چندین ستون مختلف است که در آن اطلاعات حسابداری درج می‌شود. هر یک از این ستون‌ها شامل نام حساب‌ها، تراز آزمایشی، اصلاحات، سود و زیان، تراز آزمایشی اصلاح شده، ترازنامه است.

قبل از اینکه سند اختتامیه تهیه شود صحت مبادلات مالی باید مورد ارزیابی قرار گیرد. وجود این ستون‌ها و سطر‌های کاربرگ حسابداری، عمل بررسی تراکنش‌ها را راحت‌تر می‌کند. حسابداران در واقع از این کاربرگ‌ها جهت جلوگیری از بروز خطا در صورت‌های مالی و اصلاح حساب‌ها بهره می‌برند. ارائه خدمات مالیاتی و مالی مناسب، به تنظیم درست این کاربرگ بستگی دارد.

نحوه تهیه کاربرگ حسابداری

این کاربرگ‌ها در اواخر دوره حسابداری تهیه می‌شوند که آشنایی با مراحل تهیه آن، یکی از مهم‌ترین بخش‌های کار با کاربرگ است. مراحل تهیه کاربرگ حسابداری در شرکت حسابرسی حساب ۲۴ به‌صورت زیر است:

وارد کردن تراز آزمایشی

در مرحله اول باید تراز آزمایشی را در ستون‌های کاربرگ وارد کنید. هدف از نوشتن یک تراز آزمایشی، اثبات مساوی بودن جمع ستون‌های بستانکار و بدهکار است. تراز آزمایشی، همه حساب‌های دفترکل با مانده بدهکار یا بستانکار آنها را فهرست می‌کند. اولین قدم در تهیه این کاربرگ، به این صورت است که ابتدا تمامی حساب‌های دفترکل که دارای مانده هستند را در ستون نامه حساب وارد می‌کنیم. سپس مبالغ بدهکار و بستانکار را در ستون‌های تراز آزمایشی انتقال می‌دهیم.

وارد کردن اصلاح حساب‌ها

در مرحله دوم باید اصلاح حساب‌ها در ستون‌های اصلاحات وارد شوند. جهت وارد کردن ثبت‌های اصلاحی از حساب‌های تراز آزمایشی استفاده می‌کنیم. پس از اینکه تمامی ثبت‌های اصلاحی را در ستون اصلاحات وارد کردیم، ستون‌های اصلاحات را جمع می‌زنیم تا مساوی بودن آنها را ثابت کنیم.

وارد کردن مانده حساب‌ها

در مرحله سوم مانده حساب‌ها را بعد از اعمال اصلاحات، در ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده، وارد خواهیم کرد. پس از اینکه تمامی مانده حساب‌ها را در ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده وارد کردیم؛ جهت اثبات مساوی بودن، ستون‌ها را جمع می‌زنیم. اگر مجموعه ستون‌ها مساوی نبود بیانگر این است که صورت‌های مالی صحیح نیستند.

جایگذاری مانده تراز آزمایشی اصلاح شده

در مرحله چهارم باید مبالغ تراز آزمایشی اصلاح شده را در ستون‌های صورت سود و زیان و صورت وضعیت مالی، جایگذاری کنیم.

تکمیل کاربرگ

مرحله پنجم زمان جمع‌کردن ستون‌های صورت سود و زیان، محاسبه سود خالص و تکمیل کاربرگ است. پس از اینکه هر یک از ستون‌های صورت مالی را جمع کردیم، باید سود خالص را محاسبه کنیم. در واقع سود خالص یا زیان خالص دوره، تفاوت بین مجموع ۲ ستون صورت و زیان است. اگر کل ستون بستانکار از کل ستون بدهکار بیشتر باشد نتیجه سود خالص خواهد بود. تکمیل کاربرگ، به وکیل مالیاتی و حسابدار مالی در تجزیه و تحلیل درست اطلاعات کمک فراوانی خواهد کرد.

 کاربرگ حسابداری در اکسل

اکسل از نرم‌افزارهای پایه برای حسابداری و خدمات مالی است و آشنایی با ساخت کاربرگ حسابداری در اکسل برای حسابداران ضرورت دارد. جهت تهیه کاربرگ توسط اکسل باید در ابتدا نام شرکت و سال مالی در بالای کاربرگ ثبت شود. سپس یک ستون عنوان حساب‌ها و ۱۰ ستون دیگر برای بخش‌های کاربرگ در نظر گرفته می‌شود. برای مثال در قسمت تراز آزمایشی باید ۲ ستون بدهکار و بستانکار قرار گیرد.

در هر قسمت برابر بودن ستون بدهکار و بستانکار نشان‌دهنده صحت محاسبات عملکرد مالی است. در پایان هر ستون می‌توان یک تابع جمع قرار داد و تمامی ستون‌ها را با هم لینک کرد تا تغییر در هر سلول بتواند نتایج را تغییر دهد.

انواع کاربرگ حسابداری

بخش‌های مختلف کاربرگ حسابداری را باید با در نظر گرفتن انواع آن مشخص کرد. وظیفه حسابدار در موسسه حسابداری و یا ارگان‌های دیگر، این است که تمامی انواع کاربرگ‌ها را بشناسد و نحوه کارکردن با آنها را بداند. برای کاربرگ‌های حسابداری می‌توان ۹ دسته‌بندی جداگانه در نظر گرفت که شامل موارد زیر هستند:

در زیر به شرح برخی از کاربرگ های حسابداری خواهیم پرداخت:

کاربرگ حسابداری نهایی

به کاربرگ حسابداری نهایی، کاربرگ تراز آزمایشی نیز گفته می‌شود. این کاربرگ یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین کاربرگ‌ها در حسابداری است. در جدول کاربرگ نهایی، اطلاعاتی از قبیل مانده سال جاری، مانده سال پیش از حساب‌های دفتر کل، ستون‌های اصلاح پیشنهادی و تقسیم‌ کردن طبقه‌بندی درج می‌شود. در واقع تمامی کاربرگ‌های پرونده مالی به‌وسیله حسابداری نهایی کنترل خواهند شد.

کاربرگ حسابداری اصلی

این کاربرگ از جمله سرفصل‌های عمده صورت‌های مالی محسوب می‌شود. کاربرد کاربرگ حسابداری اصلی، در ترکیب هر گروه از حساب‌های مشابه دفتر کل است تا نتایج نهایی از این جمع‌بندی‌ها، به کاربرگ نهایی انتقال داده شود. در واقع این کاربرگ نشان‌دهنده موجودی حساب‌های بانکی، موجودی صندوق و موجودی تنخواه گردان است.

کاربرگ حسابداری عمومی

حسابداران جهت تجزیه‌ و تحلیل مانده حساب‌های مختلف از کاربرگ عمومی استفاده می‌کنند. هدف از طراحی این کاربرگ، استفاده از آن در برنامه‌ریزی امور حسابداری است که در نمونه‌های مختلفی مثل کاربرگ برنامه‌ریزی حسابداری، پرسش‌نامه کنترل‌گرهای داخلی، قرارداد حسابرسی، بودجه زمانی و یادداشت نکته‌ها طراحی شده‌اند.

این فرم اغلب از ۴ تا ۶ ستون تشکیل می‌شود که تعداد آن بستگی به نیازهای خاص شرکت دارد. عناوین این ستون‌ها ممکن است شامل تراز آزمایشی تنظیم نشده، تراز آزمایشی تعدیل شده، صورتحساب درآمد و ترازنامه باشد.

کاربرگ حسابداری تفصیلی

کاربرگ‌های تفصیلی، کاربرگی فوری هستند که جزئیات یک حساب دارایی یا بدهی را نشان می‌دهند. این نوع کاربرگ حسابداری ممکن است یک صفحه پشتیبانی داشته باشد و جهت توزیع برخی موارد اضافی مثل لیست حساب‌های دریافتی و پرداختی، لیست هزینه‌های تولید و لیست حق بیمه مورد استفاده قرار بگیرد.

کاربرگ حسابداری پیشنهادی

کاربرگ‌‌های حسابداری پیشنهادی نوعی کاربرگ پیش‌نویس هستند که برای متعادل‌سازی طبقه‌بندی طراحی شده‌اند. با استفاده از این نوع کاربرگ‌ها می‌توان اشتباهات و تخلف‌های احراز شده در صورت‌های مالی را اصلاح کرد. هر محصولی که ثبت آن در دفاتر قانونی صحیح باشد در کاربرگ اصلاحات درج شده و برای ارائه صورت‌های مالی، طبقه‌بندی‌های مناسبی انجام می‌شود. این اصلاحات و طبقه‌بندی‌ها فقط برای ارائه صورت مالی موثر است و در هیچ دفتری ثبت و ضبط نخواهد شد.

کاربرگ صورت مغایرت

از این کاربرگ برای بررسی مغایرت‌ها و تضادها در حساب استفاده می‌شود. کاربرگ مغایرت عملکردی مشابه با کاربرگ تطبیق دارد و مانده حساب‌های دریافتی را با تاییدیه‌های دریافتی از مشتری تطبیق می‌دهد. کاربرد این کاربرگ زمانی است که حسابدار بخواهد، مبلغ ثبت شده در حساب‌ها را با اسناد شرکت بررسی کند تا در صورت وجود مغایرت، آن را بیابد. علاوه بر این کاربرگ در رسیدگی حساب‌های دریافتی و پرداختی، موجودی نقد و موجودی کالا کاربرد دارد. مشاوره مالیاتی و حسابدار مالی با توجه به این کاربرگ خطاهای حساب خود را پیدا می‌کند و رفع می‌کند.

کاربرگ محاسباتی

از این کاربرگ برای کارهای محاسباتی و حسابداری مالیاتی استفاده می‌شود. از طریق کاربرگ محاسبه می‌توان اطلاعات مربوط به حساب‌های شرکت را با مدارک حسابداری تطابق داد و با انجام محاسبه، راستی‌آزمایی اطلاعات حساب را آغاز کرد. از کاربرگ محاسباتی در راستی‌آزمایی اسناد مرتبط با استهلاک دارایی‌ها، مالیات حقوق و درآمد، محاسبه حق بیمه سهم کارفرما، بررسی ذخیره مزیت پایان خدمت کارکنان و سود سهام استفاده می‌شود.

نتیجه گیری کاربرگ حسابداری

کاربرگ‌های حسابداری به‌ منظور تسهیل انجام امور حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. در پایان دوره‌های مالی، از این کاربرگ‌ها، برای ارائه گزارش‌های مالی و اطمینان از صحت گزارش‌ها بهره می‌برند. در یک کاربرگ حسابداری باید لیستی شامل حساب‌ها، مانده حساب، اطلاعات تنظیمات ترازنامه و حساب‌ها درج شود. تعداد ستون‌های کاربرگ حسابداری به اطلاعات حسابداری سازمان بستگی دارد که حسابدار باید به‌ صورت دستی اطلاعات این ستون‌ها را پر کند.

کاربرگ‌های حسابداری فواید بسیاری دارند از جمله این فواید می‌توان به کاهش خطاهای محاسباتی و عملیاتی، اصلاح سریع حساب‌ها، بالا بردن سرعت تهیه صورت‌های مالی، ارائه به‌موقع صورت‌های مالی، بررسی دقیق مانده دفاتر کل و اطمینان از به‌روز بودن اطلاعات مالی اشاره کرد. در حالت کلی می‌توان نتیجه گرفت که کاربرگ حسابداری باعث افزایش دقت در هنگام انجام خدمات حسابداری و تصحیح به‌موقع خطاهای موجود می‌شود.

سوالات متداول کاربرگ حسابداری