با توجه به پیشرفت تکنولوژی در زمینه حسابداری، استفاده از شیوه‌های نوین مانند کدینگ حسابداری، یکی از روش‌های کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در حسابداری شرکت‌ها است که باعث دسترسی آسان و سریع به اطلاعات سازمان یا موسسه میشود. کدینگ حسابداری یکی از مفاهیم پرکاربرد در کسب‌وکارهای بزرگ است.
کدینگ نقش مهمی در دستهبندی و مرتب‌سازی موضوعات و عنوان‌های مربوط به فعالیت‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان دارد؛ بنابراین عدم استفاده از کدینگ در حسابداری، می‌تواند به هم ریختگی و بی‌نظمی را در پی داشته باشد. شرکت حسابداری حساب ۲۴ در زمینه حسابداری و حسابرسی، انواع خدمات مالی و مالیاتی را به کاربران خود ارائه می‌دهد که کدینگ حسابداری یکی از آنها است و در ادامه در مورد آن صحبت می‌کنیم.
کدینگ حسابداری چیست؟
رویدادهای مالی در فرایند حسابداری بسیار متنوع هستند؛ بنابراین باید این رویدادها دستهبندی شوند تا بی‌نظمی حاصل از تنوع خنثی شود. کدینگ حسابداری این وظیفه مهم را بر عهده دارد که عملیات مالی را به نحو احسن دستهبندی کرده و سطوح اصلی و فرعی آن را کدگذاری کند. کدینگ حسابداری اغلب به شکل درختی انجام می‌گیرد و دسته‌بندی‌هایی برای حسابها مشخص می‌کند. این دسته‌بندی‌ها دارای سطوح مختلف و کدهای متنوعی هستند که به وسیله آن سرشاخه‌ها و زیرشاخه‌ها مشخص خواهند شد. البته یک شخص حسابدار داخل سازمان و بنگاه اقتصادی یا یک یک شرکت معتبر همچون حساب ۲۴ می‌تواند برای شما این کار را انجام دهد.
اهداف کدینگ حسابداری
از جمله اهداف کدینگ حسابداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- کدینگ حسابداری جهت استاندارد شدن عملیات مالی و یکپارچه‌سازی آنها بر اساس یک فرمت به خصوص انجام میشود.
- کدینگ در حسابداری به ثبت دقیق و سریع رویدادهای مالی کمک می‌کند و باعث میشود خطای انسانی در تیم‌های حسابداری کاهش یابد.
- با استفاده از این کدینگ‌ها گزارشات مالی با جزئیات دقیق و کاملی تهیه می‌شوند.
- از طریق کدینگ در حسابداری تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه‌گذاری و محاسبه میزان دارایی‌ها به‌راحتی انجام میشود.
کدینگ حسابداری با نرم افزار
با وجود اینکه کدینگ حسابداری را میتوان از طریق نرم‌افزارهایی همچون اکسل یا حتی روی کاغذ انجام داد؛ ولی نرم‌افزار حسابداری بهترین شیوه برای انجام کدینگ است. نرم‌افزارهای مالی به دلیل امکانات و ویژگی‌های زیادی که دارند گزینه‌ای عالی برای کدینگ حسابداری و حسابداری مالیاتی محسوب می‌شوند. علاوه بر این از طریق این نرم‌افزارها سرعت و دقت کار نیز افزایش می‌یابد.
عملیات کدینگ در نرم‌افزار باید توسط حسابداران و مدیران مالی انجام شود، در غیر این صورت ثبت و تغییرات نادرست می‌تواند اشکالات جدی در اسناد و گزارش‌های مالی نرم‌افزار به وجود آورد. تمامی کدهای حسابداری که برای اسناد حسابداری نرم‌افزار استفاده میشود، بر اساس کدینگ تعریف شده در نرم‌افزار است.
انواع کدینگ حسابداری
رایج‌ترین انواع کدینگ حسابداری که در حال حاضر در مجموعه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند، شامل ۵ نوع اصلی کدینگ حفظی، کدینگ متوالی، کدینگ سلسله مراتبی، کدینگ وجهی و کدینگ توده‌ای هستند. در ادامه به توضیح هر یک از این کدینگ‌ها خواهیم پرداخت:
- کدینگ متوالی
- کدینگ حفظی
- کدینگ توده‌ای
- کدینگ سلسله مراتبی
کدینگ متوالی
در کدینگ متوالی یا کدینگ سریالی از اعداد متوالی بهره می‌برند و هر کد نماینده یک حساب است. کدینگ متوالی با عنوان کدینگ پی‌درپی نیز شناخته میشود.
کدینگ حفظی
در روش حفظی، کدگذاری به صورت مخفف کردن نام حساب و علامت‌گذاری با حروف الفبا انجام میشود. به عنوان مثال کد «ح – پ» برای حساب‌های پرداختنی و کد «ح – د» برای حساب‌های دریافتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با اینکه این سبک کدینگ، ساده به نظر می‌رسد؛ اما طراحی آن نیاز به یک ساختار مشخص و غیر قابل حدس دارد.
کدینگ توده‌ای
اگر کسب و کاری بخواهد فقط در یک دوره مالی نسبت به کدینگ اقدام کند، کدینگ توده‌ای بهترین گزینه است. در روش توده‌ای، کدها فقط به یک حساب اختصاص داده می‌شوند. به عنوان مثال در کدینگ توده‌ای، برای یک حساب معین در یک دوره مالی معین، اعدادی اختصاص داده میشود؛ ولی در صورت تمایل به ادامه فعالیت بعد از یک دوره مالی، باید از کدینگ مناسب استفاده شود.
کدینگ سلسله مراتبی
کدینگ سلسله مراتبی یا درختی، از دیگر روش‌های کدگذاری کاربردی است که در آن هیچ گونه محدودیتی برای تعریف حساب‌های زیر مجموعه وجود نخواهد داشت. این نوع کدینگ به علت نظم، دقت و عدم محدودیت در تعداد حسابها و داده‌ها به عنوان یکی از پرکاربردترین کدینگ‌های موجود شناخته میشود.
با کدینگ درختی میتوان با اضافه کردن یک عدد اعشار به کد حساب، زیر گروه مورد نظر را ایجاد کرد. برای مثال در یک شرکت برای حساب دارایی‌ها کد ۴۰۴ در نظر گرفته شده است، در صورتی که حسابدار قصد داشته باشد زیر گروهی به این حساب اضافه کند، می‌تواند با اضافه‌کردن یک عدد اعشاری به آن، زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد کند.
سطوح مختلف کدینگ حسابداری
منظور از سطوح کدینگ حسابداری، سطحهایی هستند که طبق آن تراکنشهای مالی را دستهبندی می‌کنند. با به وجود آمدن نرم‌افزار حسابداری پیشرفته امکاناتی به وجود آمد تا کاربران بتوانند اطلاعات مختلف مالی و خدمات حسابداری را در سطوح مختلف تقسیم و دستهبندی کنند. اصلی‌ترین سطوح مورد استفاده جهت کدینگ شامل گروه حساب، کد، سطح معین، سطح تفضیلی و کدهای شناور هستند که در ادامه به توضیح هر یک از این موارد می‌پردازیم:
- گروه حساب
- کد
- سطح معین
- سطح تفضیلی
- کدهای شناور
گروه حساب
سیستم‌های حسابداری اغلب، یک سطح حساب بالاتر از حساب کل معرفی خواهند شد. به اصطلاح به آن گروه حساب می‌گویند که ماهیت کلی حسابها را تعیین می‌کند. این لایه از ساختار کدینگ حسابداری، صورت‌های حساب‌های مالی را مورد هدف قرار می‌دهد. در گروه حساب قادر هستید، همه بدهی‌های جاری و غیرجاری، درآمدها و هزینه‌ها، سرمایه‌گذاران، ذی‌نفعان و حقوق مرتبط با آنها را قرار داد.
کد
از این سطح برای مکتوب کردن دفاتر حسابداری و گزارش گرفتن از آنها استفاده میشود و تشکیل‌دهنده قسمت‌های اصلی صورت‌های مالی است. در سیستم کدگذاری ابتدا کد حساب‌های گروه و بعد از آن، کد حساب‌های کل آورده خواهد شد.
سطح معین
در سطح معین، حساب‌های کل به حساب‌های کوچک‌تر و جزئی‌تر تقسیم می‌شوند. این حسابها در حسابداری با نام حساب‌های معین شناخته شده هستند. از ارتباط حساب معین با حساب تفضیلی در سطوح مختلف، جهت صدور دقیق‌تر اسناد حسابداری و گزارش‌گیری شفاف‌تر استفاده میشود. ماهیت یک حساب از نظر بدهکار یا بستانکار بودن در طول یک دوره در سطح معین مشخص خواهد شد. برای انجام تمامی این امور، می‌توانید از شرکت مالیاتی نیز کمک بگیرید.
سطح تفضیلی
حساب‌های تفضیلی، نوعی حساب‌های خرد شده معینی هستند که در اصطلاح به حساب تفضیلی شناخته می‌شوند. کلیه حساب‌های تفضیلی در طبقه‌بندی شرایط را آسان کرده و شناسایی حسابها را سهولت می‌بخشند. نام مشتریان، حساب‌های بانکی و سایر سرفصل‌های شخصی هر مجموعه در سطح تفضیلی قرار می‌گیرند.
کدهای شناور
حساب تفضیلی شناور، مستقل از حساب معین تعریف شده و برای هر حساب در کل نرم‌افزار حسابداری یک کد حساب اختصاص داده میشود. در بخش حسابداری نرم‌افزار می‌توانید با استفاده از قسمت کدهای شناور و تعریف ارتباط بین کدها، مدیریت بهتری نسبت به کدینگ حسابداری داشته باشید.
چکیده مطلب در مورد کدینگ حسابداری
علم حسابداری جزو علوم مهم در دنیای امروز به حساب می‌آید که در تمامی زمینه‌ها و مشاغل مورد استفاده قرار می‌گیرد. یکی از مفاهیم مهم در حسابداری که با ورود نرم‌افزارهای تخصصی نقش ویژه‌ای را ایفا می‌کند کدینگ حسابداری است. سیستم کدینگ حسابداری سبب نظم در اطلاعات و رویدادهای مالی یک سازمان یا موسسه میشود.
این سیستم امکان دستهبندی و مرتب‌سازی عملیات مالی را خواهد داد که طبق موارد مختلفی مثل نوع و سطح فعالیت سازمان، برای حسابداران فراهم خواهد کرد. هرچه نظم و ترتیب اطلاعات ثبت شده در مستندات موجود در یک کسب‌وکار بیشتر باشد امکان بررسی و گزارش‌گیری در آن کسب‌وکار افزایش می‌یابد؛ ازاین‌رو کدینگ در حسابداری نقش مهمی در ثبت صحیح عملیات‌های حسابداری و تهیه دقیق گزارشات مالی دراسرع وقت دارد.
سوالات متداول شما در مورد کدینگ حسابداری
در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به استانداردهای حسابداری، فعالیت شرکت، کنترل‌های داخلی و گزارشات مورد نیاز توجه داشت. ساختار استاندارد برای کدینگ حسابداری شامل عناصری مانند طول کدها، جداکننده‌ها و سطوح کدها است. طول کدها بستگی به تعداد حسابها و سطح جزئیات آنها دارد که اغلب طول کدها بین ۴ تا ۸ رقم در نظر گرفته میشود. جداکننده‌ها شامل نقطه، خط تیره و... هستند و استفاده از آنها باعث میشود که کدهای حسابها قابل فهم‌تر باشند. در آخر سطوح کدها بستگی به نوع و اندازه کسب‌وکار و همچنین روش کدینگ دارند که بهتر است بین ۲ تا ۴ رقم باشند.
منظور از سطوح و لایههای مختلف در کدینگ حسابداری سطحهایی هستند که طبق آن میتوان تراکنشهای مالی را دستهبندی کرد. کدینگ در حسابداری اغلب دارای یک ساختار استاندارد است. لایههای کدینگ حسابداری به تعداد رقم هر شماره حساب گفته میشود. اگر برای شمارهگذاری حسابها از ۴ رقم استفاده شود رقم اول شماره حساب نشاندهنده گروه حساب، رقم دوم نشاندهنده حساب کل، رقم سوم نشاندهنده حساب معین و رقم چهارم نشاندهنده حساب تفضیلی است.ساختار کدینگ حسابداری چگونه است؟
لایه های کدینگ حسابداری چیست؟
بدون دیدگاه